Vì sao phải xin chứng nhận Apostille, Hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự cho giấy tờ, tài liệu?

Vài năm gần đây, những cụm từ chứng nhận Apostille, Hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự ngày càng phổ biến với mọi người hơn. Rất nhiều định nghĩa được đưa ra và đôi khi chúng ta sẽ nhầm lẫn không biết thế nào là chứng nhận Apostille, thế nào là Hợp pháp hóa lãnh sự, thế nào là chứng nhận lãnh sự. Vietnam-legal.com sẽ giải thích theo cách ngắn gọn nhất để quý khách hàng dễ hiểu như sau:

Mỗi một giấy tờ, tài liệu được cấp ra bởi một quốc gia sẽ có giá trị pháp lý và sử dụng trong phạm vi lãnh thổ quốc gia đó, khi bạn muốn mang giấy tờ, tài liệu đó ra khỏi quốc gia cấp giấy tờ và muốn sử dụng ở một quốc gia khác với đầy đủ giá trị pháp lý như ở quốc đã cấp ra giấy tờ thì cần phải có xác nhận của cơ quan ngoại giao của quốc gia cấp giấy tờ (Bộ Ngoại giao, Sở Ngoại vụ,…) và cơ quan ngoại giao của quốc gia sẽ sử dụng giấy tờ (Đại sứ quán, Lãnh sự quán, Tổng Lãnh sự quán, sứ quán danh dự,…). Quá trình này được gọi là Hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự.

Còn chứng nhận Apostille thực chất cũng chính là hợp pháp hóa lãnh sự, hoặc chứng nhận lãnh sự, được cấp bởi Cơ quan ngoại giao (Bộ Ngoại Giao) của các quốc gia là thành viên công ước Lahay. Thuật ngữ Apostille được sử dụng riêng cho các quốc gia này. Mỗi giấy tờ, tài liệu được cấp ra từ một trong những quốc gia thành viên công ước Lahay sau khi được chứng nhận Apostille, sẽ có thể sử dụng hợp pháp tại tất cả các quốc gia thành viên còn lại trong công ước Lahay mà không cần phải đến cơ quan đại diện ngoại giao của quốc gia sử dụng giấy tờ để xin xác nhận nữa.

Việt Nam hiện nay là quốc gia chưa phải là thành viên công ước Lahay, vì thế Việt Nam không cấp ra chứng nhận Apostille mà chỉ có chứng nhận Legalization. Tất cả giấy tờ, tài liệu từ Việt Nam đi nước ngoài đều cần hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự, cũng như giấy tờ từ nước ngoài cần sử dụng tại Việt Nam cũng sẽ cần hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự. Những giấy tờ, tài liệu được cấp từ một trong các quốc gia thành viên công ước Lahay muốn sử dụng tại Việt Nam vẫn cần phải xác nhận bởi Cơ quan ngoại giao của Việt Nam sau khi được chứng nhận Apostille. Có rất nhiều quốc gia là thành viên công ước Lahay phát hành cả hai loại tem chứng nhận Apostille và chứng nhận Legalization theo từng đề nghị và mục đích sử dụng của chủ giấy tờ, tài liệu. Tem Apostille được chứng nhận cho các giấy tờ, tài liệu đi các quốc gia thành viên công ước Lahay, tem Legalization được chứng nhận cho các giấy tờ, tài liệu đi các quốc gia chưa phải là thành viên công ước Lahay. Trong những trường hợp này cần biết rõ quốc gia nào phát hành hai loại tem chứng nhận như vậy để thực hiện cho chính xác. Còn lại những quốc gia chỉ phát hành một loại tem chứng nhận Apostille cho giấy tờ, tài liệu đi tất cả các quốc gia khác thì sẽ thuận lợi hơn rất nhiều cho chủ giấy tờ trong quá trình xin chứng nhận Apostille, Hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự.